電子契約導入の取組

収入印紙、郵送・保管作業等を削減し、業務効率化を図るため、工事や物品購入など民間業者との契約について、令和3年4月に電子契約を導入します。

電子契約とは…契約書への押印に代えて、契約内容を記録した電磁的記録に、改変されているかどうかを確認することができる電子署名を行う方法によって、契約を締結することをいいます。

1. 契約事務の時間が削減（印刷、製本、郵送、押印等の作業が不要）
2. 費用の削減（郵送代、封筒代が不要）
3. 契約締結までの時間を削減（郵送に係る時間が不要）
4. 契約相手方のコストが削減（印紙税が不要）

1. 一般的な売買契約や請負契約は電子契約を行うことができますが、定期借地契約、定期建物賃貸借契約等の必ず書面によってしなければならないものなど、法令等の規定により制限があるものがありますので、関係法令等を確認した上で契約を行ってください。

2. 電子署名に有効期限があることから、当分の間、契約の期間が4年を超えるものは電子契約によることができないこととします。

3. 契約に当たっては、電子により行うか書面により行うかを受注者と調整の上、事務を行ってください。

4. 受注者の電子メールアドレスは、事前に受注者に確認したものを利用してください。

5. 契約内容を記録した電磁的記録（PDFファイル）は、従来の契約書と同様に、文書規程に基づく保存期間はデータを削除せず、各課等の共有フォルダに保存しておいてください。

6. 契約内容を記録した電磁的記録はPDFファイルに変換した上で「電子印鑑GMOサイン」にアップロードすることとし、仕様書や物品一覧などを含め、一つのPDFファイルにまとめてください。（ファイル容量の上限：20MB）

7. 契約内容を記録した電磁的記録には、「印」などの押印を示す記載や、「本書2通を作成し、当事者双方記名押印して、それぞれ1通を保有する。」等の書面による契約に関する記載は行わないでください。
   「契約の証として、本電磁的記録に当事者双方電子署名を行い、それぞれ保有する。」等に変更してください。